ASFlow

Compras

Homologação de Fornecedores

Convite, portal do fornecedor, conferência do cadastro e análises por área em um único processo, com pontuação por documento e decisão de homologação com validade.

Prazo
Sob consulta
Integrações
RM, Datasul, Protheus e outros
Validar aderênciaCONSULTAR

Veja funcionando

Veja o acelerador funcionando

Conheça na prática como o processo funciona dentro do Fluig.

Veja o processo funcionando.

A demonstração apresenta o acelerador em operação e ajuda a validar a aderência ao seu cenário.

Homologar fornecedor fica lento e arriscado quando os documentos chegam por e-mail.

Em muitas empresas, a homologação de fornecedores depende de e-mails, planilhas e pastas compartilhadas. O comprador cobra documentos um a um, cada área confere do seu jeito e a decisão de homologar acontece sem um critério objetivo. Quando uma certidão vence, ninguém percebe até o problema aparecer.

Documentos enviados por e-mail, sem padrão e sem controle de validade
Cobranças repetidas ao fornecedor sobre o que ainda falta
Dados cadastrais e bancários digitados pelo comprador
Cada área analisando documentos em momentos diferentes
Decisão de homologar sem uma pontuação objetiva
Certidões vencidas que passam despercebidas

Quando a homologação não segue uma jornada estruturada, surgem também:

Retrabalho entre compras, fiscal, jurídico e financeiroCorreções pedidas por e-mail, sem registro do que foi solicitadoConta bancária cadastrada sem conferênciaFalta de histórico sobre quem analisou, aprovou ou recusou cada documentoFornecedores homologados sem data de revalidaçãoDependência de controles paralelos para acompanhar o andamento

O acelerador Homologação de Fornecedores conecta convite, envio de documentos, análise e decisão em uma única estrutura.

Resultados

O que o acelerador resolve

Convite ao fornecedor pelo CNPJ, com categorias de fornecimento e empresas atendidas

Portal para o próprio fornecedor preencher dados cadastrais, questionário e dados bancários

Envio de todos os documentos de uma única vez, com a validade de cada um

Lista do que falta e explicação de por que a nota ainda não é 100

Conferência do cadastro com correção apenas do que for marcado

Análises paralelas por área: cadastro, fiscal, jurídico e financeiro

Nota e faixa de risco atualizadas a cada documento aprovado

Decisão de homologação com pontuação transparente e data de validade

Workflow

Como funciona

As etapas abaixo representam a estrutura real já disponível neste acelerador.

01

Convite ao fornecedor

02

Portal do fornecedor

03

Documentos com validade

04

Conferência do cadastro

05

Correção pelo fornecedor

06

Análises por área

07

Decisão de homologação

08

Conclusão e histórico

Escopo

Implantação Standard

A implantação padrão parte da solução já desenvolvida e realiza sua configuração e adequação ao ambiente do cliente.

Importação e configuração do processo de Homologação de Fornecedores no Fluig
Publicação e configuração do portal do fornecedor
Configuração do formulário e do questionário do fornecedor
Publicação e configuração dos datasets necessários
Configuração das empresas e filiais atendidas
Configuração das categorias de fornecimento
Configuração das exigências documentais por categoria e por empresa
Configuração dos pesos de cada exigência e das faixas de risco
Configuração do fator de documentos próximos do vencimento
Configuração do prazo de envio e da validade do link de acesso
Configuração do e-mail de convite ao fornecedor
Configuração das áreas de análise e dos grupos de analistas
Configuração dos responsáveis pela conferência e pela decisão
Configuração da validade padrão da homologação
Testes integrados
Homologação assistida
Treinamento funcional
Publicação em produção

Limites do escopo

O que não faz parte da implantação padrão

  • Desenvolvimento de API dentro do ERP quando ela ainda não existe
  • Alterações funcionais além do escopo standard do acelerador
  • Migração de histórico e saneamento de dados do cliente
  • Licenças Fluig, serviços de terceiros e infraestrutura

Funcionalidades não previstas na demonstração ou no escopo standard podem ser avaliadas como customização.

Customização

Precisa adaptar o processo?

A implantação parte de uma solução já estruturada. Quando necessário, podemos desenvolver adaptações específicas para sua operação.

  • Novas áreas de análise
  • Novas exigências documentais e pesos
  • Regras específicas por categoria, empresa ou filial
  • Novos campos no cadastro e no questionário
  • Consulta automática de dados do CNPJ e de certidões
  • Alertas de vencimento de documentos
  • Revalidação periódica da homologação
  • Avaliação de desempenho do fornecedor
Solicitar customização

Condições

Condições da implantação

Prazo estimado

Sob consulta

Investimento

Sob consulta

O investimento e as condições são definidos após a reunião de aderência. Empresas, filiais, ERPs e integrações podem alterar a estimativa.

CONSULTAR

Você também pode precisar de

Estruture a homologação de fornecedores do convite à decisão final, com o próprio fornecedor enviando dados e documentos pelo portal, análises paralelas por área e uma pontuação objetiva que considera o peso e a validade de cada documento. O acelerador acompanha a solicitação nas etapas de preenchimento, conferência, análises, correção, decisão e conclusão.

Recursos

Principais recursos do acelerador

O comprador informa o CNPJ, a razão social e o e-mail do fornecedor, escolhe as categorias de fornecimento e as empresas atendidas e pode deixar uma mensagem. Ao enviar, a solicitação é iniciada e o fornecedor recebe por e-mail o link de acesso ao portal, com prazo para envio.

O fornecedor acessa o portal pelo link e já vê a nota, a faixa de risco e o que falta enviar. Ele completa os dados cadastrais, responde ao questionário tributário e informa os dados bancários.

O fornecedor anexa os documentos exigidos e informa a validade de cada um. Todos os arquivos são enviados de uma única vez. Ao enviar para análise, o portal gera o protocolo e a nota documental.

Exemplos de regras:

  • Documentos exigidos conforme as categorias e as empresas atendidas
  • Certidões municipais exigidas para cada empresa atendida
  • Validade obrigatória nos documentos que vencem
  • O fornecedor vê, item a item, por que a nota não é 100

O analista revisa cada campo informado pelo fornecedor e marca apenas o que precisa ser corrigido. A conta bancária proposta é conferida nessa etapa, com orientação ao fornecedor e observação interna separadas.

Quando há campos marcados, a solicitação volta ao portal e o fornecedor corrige somente o que foi apontado. O restante do cadastro fica preservado.

O processo abre análises paralelas para cadastro, fiscal, jurídico e financeiro. Cada área confere os seus documentos e a validade, e pode aprovar ou recusar com motivo, devolvendo ao fornecedor. A cada documento aprovado, a nota e a faixa são recalculadas.

O responsável vê a tabela de pontuação com o peso, a situação, o fator e a contribuição de cada exigência e decide: homologar, homologar com restrições, reprovar ou devolver ao fornecedor, sempre com parecer.

A homologação é registrada com data de validade. Todo o histórico fica na solicitação: envio, conferência, análises, recálculos da nota e decisão.

A solicitação começa com os dados mínimos do fornecedor.

Informações do convite:

  • Tipo (pessoa jurídica) e CNPJ
  • Razão social e e-mail do fornecedor
  • Categorias de fornecimento
  • Empresas atendidas
  • Mensagem ao fornecedor
  • Prazo para envio e validade do link de acesso

O fornecedor preenche e envia tudo sem depender do comprador.

O que o fornecedor vê e faz:

  • Nota documental, faixa e completude do cadastro
  • Lista do que falta enviar
  • Dados cadastrais: razão social, nome fantasia, endereço e contato
  • Questionário: regime tributário, quantidade de funcionários e atividade principal
  • Dados bancários: banco, agência, conta, tipo de conta, titular e chave Pix
  • Protocolo de envio e aviso quando não há ação pendente

Cada documento tem peso na nota e, quando aplicável, validade.

Exemplos de exigências:

  • Comprovante de inscrição no CNPJ
  • Contrato social e última alteração
  • Comprovante de conta bancária
  • Certidão de débitos federais (Receita/PGFN)
  • Certificado de regularidade do FGTS
  • Certidão negativa de débitos trabalhistas
  • Certidão municipal de tributos de cada empresa atendida
  • Termo de confidencialidade e LGPD

O cadastro é revisado campo a campo antes das análises.

Como funciona:

  • O analista marca apenas os campos que precisam de correção
  • A conta bancária proposta é aprovada antes de qualquer pagamento
  • Orientação ao fornecedor e observação interna ficam separadas
  • O fornecedor corrige somente o que foi marcado

Cada área confere os documentos que são de sua responsabilidade.

Áreas previstas:

  • Cadastro
  • Fiscal
  • Jurídico
  • Financeiro

Em cada documento:

  • Resultado da análise
  • Validade conferida
  • Motivo da recusa
  • Orientação ao fornecedor

A nota é calculada a partir do peso e da situação de cada exigência.

Como é calculada:

  • Cada exigência tem um peso
  • A situação do documento define o fator: válido conta integralmente, próximo do vencimento conta menos
  • Nota = 100 × soma (peso × fator) ÷ soma dos pesos aplicáveis
  • Faixas: crítico, atenção e adequado
  • Exigências críticas sinalizadas na tabela de decisão

A decisão é registrada com base em critérios visíveis.

Opções de decisão:

  • Homologar
  • Homologar com restrições
  • Reprovar
  • Devolver ao fornecedor

Registro da decisão:

  • Parecer obrigatório
  • Data de validade da homologação
  • Responsável pela decisão

Tudo o que acontece fica registrado na solicitação.

Informações registradas:

  • Envio do convite, anexos e envio para análise
  • Conferência, correções e análises de cada área
  • Recálculos da nota
  • Decisão, parecer e responsável

Público indicado

O Homologação de Fornecedores é indicado para operações que precisam de:

  • — Documentação de fornecedores organizada e com validade controlada
  • — Menos cobrança manual e menos retrabalho do time de compras
  • — Análises de cadastro, fiscal, jurídico e financeiro no mesmo fluxo
  • — Critério objetivo para homologar, restringir ou reprovar
  • — Conta bancária conferida antes do primeiro pagamento
  • — Histórico completo para auditoria

Continue evoluindo depois do go-live.

Suporte, manutenção e evolução contínua com o ASFlow Care.

Conhecer ASFlow Care