Compras

Gestão de Contratos

Da solicitação à assinatura. Da assinatura à gestão do contrato.

Prazo
15 a 25 dias úteis
Integrações
RM, Datasul, Protheus e outros

Veja funcionando

Veja o acelerador funcionando

Conheça na prática como o processo funciona dentro do Fluig.

Veja o processo funcionando.

A demonstração apresenta o acelerador em operação e ajuda a validar a aderência ao seu cenário.

Assinar um contrato é só uma pequena parte da gestão contratual

Um contrato começa muito antes da assinatura e continua exigindo atenção muito depois dela. A empresa precisa entender o objeto da contratação, revisar cláusulas, validar valores, acompanhar aprovações, definir responsáveis, controlar versões da minuta, organizar signatários e garantir que o documento correto seja efetivamente assinado.

Minutas espalhadas entre e-mails, pastas e plataformas diferentes
Aprovações por e-mail, sem decisão formal registrada
Falta de controle de versões da minuta negociada
Cláusulas e desvios sem rastreabilidade
Assinatura digital desconectada do processo do contrato
Contratos esquecidos após a assinatura

Depois da assinatura ainda existem vigência, reajustes, entregáveis, obrigações, riscos, documentos e vencimentos que precisam ser acompanhados. Quando essas informações ficam espalhadas, a empresa perde:

RastreabilidadeControle de versõesVisão de vigênciaRegistro de riscoGovernança financeiraHistórico de decisões

O acelerador Gestão de Contratos conecta essas etapas em uma única jornada dentro do Fluig, do registro da demanda até a gestão da carteira contratual.

Resultados

O que o acelerador resolve

Solicitação estruturada com gestor, prioridade e justificativa

Elaboração e análise jurídica com parecer, risco e recomendação

Aprovação do Gestor, Financeira e Aprovação Final

Cláusulas negociadas e registro de desvios com nível de risco

Partes contratuais, signatários e ordem de assinatura

Integração estruturada com ClickSign para assinatura digital

Monitoramento dos status das assinaturas dentro do processo

Estrutura de arquivamento do documento assinado no GED

Workflow

Como funciona

As etapas abaixo representam a estrutura real já disponível neste acelerador.

01

O acelerador: um único processo para estruturar todo o contrato antes da assinatura

02

Como funciona: do contrato em elaboração ao documento vigente

03

Etapa 01 — Solicitação do Contrato

04

Etapa 02 — Elaboração e Análise Jurídica

05

Etapa 03 — Aprovação do Gestor

06

Etapa 04 — Aprovação Financeira

07

Etapa 05 — Aprovação Final

08

Etapa 06 — Assinatura Digital

Escopo

Implantação Standard

O acelerador entrega uma base estruturada de formulário, workflow, regras, integrações e componentes:

Fluxo BPM completo no Fluig: Solicitação, Jurídico, Gestor, Financeiro e Aprovação Final
Formulário contratual com dados de identificação, contratada, partes, escopo, financeiro, vigência e compliance
Estruturas dinâmicas de partes, signatários, cláusulas, entregáveis, parcelas, obrigações, versões e documentos
Rota de aprovação e histórico de decisões
Integração ClickSign estruturada: envelope, envio da minuta, signatários, ativação, status e tratamento de rejeição
Validação do conteúdo da minuta antes do envio para assinatura
Estrutura de arquivamento do documento assinado no GED
Painel WCM de Gestão de Contratos com indicadores, filtros e detalhes do contrato
Testes e homologação

Limites do escopo

O que não faz parte da implantação padrão

  • Desenvolvimento de API dentro do ERP quando ela ainda não existe
  • Alterações funcionais além do escopo standard do acelerador
  • Migração de histórico e saneamento de dados do cliente
  • Licenças Fluig, serviços de terceiros e infraestrutura

Funcionalidades não previstas na demonstração ou no escopo standard podem ser avaliadas como customização.

Customização

Precisa adaptar o processo?

A implantação parte de uma solução já estruturada. Quando necessário, podemos desenvolver adaptações específicas para sua operação.

  • Workflow: inclua, remova ou reorganize etapas e aprovadores
  • Alçadas: defina critérios de aprovação por valor, área, risco ou categoria
  • Jurídico: adapte classificações, cláusulas e critérios de risco
  • Financeiro: integre centros de custo, contas contábeis e validações orçamentárias
  • Compliance: inclua critérios e integrações específicos da política corporativa
  • Assinatura digital: adapte o processo às configurações e políticas da plataforma de assinatura
  • GED: configure a organização documental de acordo com a estrutura da empresa
  • Alertas: implemente políticas específicas de notificação para vigência, reajustes e obrigações
Solicitar customização

Condições

Condições da implantação

Prazo estimado

15 a 25 dias úteis

Investimento

Sob consulta

O investimento e as condições são definidos após a reunião de aderência. Empresas, filiais, ERPs e integrações podem alterar a estimativa.

Centralize no Fluig todo o ciclo de formalização contratual, estruturando dados da contratação, análise jurídica, aprovações, condições financeiras, cláusulas, signatários, assinatura digital e armazenamento documental. O acelerador ainda inclui um painel gerencial para acompanhar contratos vigentes, em assinatura, próximos do vencimento, vencidos, confidenciais e classificados por risco. Workflow completo: Jurídico, Gestor, Financeiro e Aprovação Final em uma única jornada. Assinatura digital: integração estruturada com ClickSign dentro do próprio processo. Governança contratual: cláusulas, entregáveis, obrigações, valores, documentos e riscos centralizados. 4 etapas de aprovação • 8 estruturas dinâmicas de controle • ClickSign + GED para assinatura e documentos • 1 painel WCM de gestão consolidada.

Recursos

Principais recursos do acelerador

O Gestão de Contratos ASFlow utiliza BPM no Fluig para organizar informações contratuais e conduzir a demanda pelas áreas responsáveis até a assinatura digital. O formulário centraliza partes, objeto, escopo, entregáveis, vigência, condições financeiras, obrigações, documentação, riscos e signatários.

Destaques da solução:

  • Processo ponta a ponta: da formalização da demanda até assinatura e controle do contrato
  • Jurídico estruturado: parecer, risco, cláusulas, desvios e recomendações registrados formalmente
  • Assinatura integrada: envio da minuta e acompanhamento dos signatários dentro do contexto do processo
  • Gestão pós-assinatura: status, vigência, risco e informações financeiras disponíveis em um painel consolidado

Após a análise jurídica, o contrato percorre as aprovações necessárias e pode ser enviado automaticamente para assinatura através da integração com ClickSign. A solução também incorpora um painel WCM para transformar os contratos existentes em uma carteira gerenciável, e não apenas em documentos arquivados.

O workflow estrutura as principais decisões necessárias antes que um contrato seja efetivamente formalizado.

Fluxo principal:

  • Solicitação
  • Elaboração / Análise Jurídica
  • Aprovação do Gestor
  • Aprovação Financeira
  • Aprovação Final
  • Assinatura Digital (ClickSign)
  • Monitoramento das Assinaturas
  • Armazenamento e Controle
  • Contrato Vigente

Também existem caminhos específicos para:

  • Solicitação de ajustes
  • Reprovação
  • Falha de integração
  • Rejeição de assinatura
  • Reprocessamento da assinatura
  • Retorno ao Jurídico
  • Cancelamento

O processo começa com o registro das principais informações relacionadas à contratação, criando o contexto necessário para as análises seguintes.

Entre os dados estão:

  • Tipo de contraparte
  • Número do contrato
  • Área solicitante
  • Solicitante
  • Prioridade
  • Gestor do contrato
  • Gestor substituto
  • Data necessária
  • Motivo da contratação
  • Contrato emergencial
  • Referências relacionadas
  • Justificativa
  • Justificativa da urgência

O Jurídico recebe todas as informações da contratação e consegue avaliar a minuta dentro do próprio processo.

A etapa possui estrutura para registrar:

  • Parecer jurídico
  • Necessidade de revisão
  • Existência de risco
  • Classificação jurídica do risco
  • Recomendação jurídica
  • Cláusulas
  • Desvios
  • Ressalvas

Decisões possíveis:

  • Aprovar
  • Aprovar com ressalvas
  • Solicitar ajustes
  • Reprovar
  • Cancelar a solicitação

Quando são necessários ajustes, o processo retorna para revisão e posteriormente volta ao Jurídico.

Após a liberação jurídica, a contratação segue para o Gestor responsável, que visualiza o contexto completo da solicitação antes de decidir.

O gestor pode registrar:

  • Decisão
  • Parecer
  • Ressalvas
  • Solicitação de ajustes
  • Reprovação

A decisão fica incorporada à rota e ao histórico do contrato.

A área Financeira analisa as condições econômicas relacionadas ao contrato e registra sua decisão e parecer formalmente.

Ela possui acesso às informações de:

  • Valor total
  • Valor mensal
  • Valor estimado
  • Recorrência
  • Forma de pagamento
  • Tributos
  • Reajuste
  • Centro de custo
  • Conta contábil
  • Saldo orçamentário
  • Parcelas
  • Marcos financeiros

Após Jurídico, Gestor e Financeiro, a contratação segue para a decisão final. O aprovador pode consultar todos os pareceres anteriores.

Decisões previstas:

  • Aprovar
  • Aprovar com ressalvas
  • Solicitar ajustes
  • Reprovar
  • Cancelar

Quando aprovada, a solicitação segue para assinatura digital.

A minuta aprovada é enviada para assinatura através da integração com ClickSign. O processo trabalha com um envelope de assinatura e relaciona os signatários definidos anteriormente.

Fluxo da integração:

  • Minuta aprovada
  • Criação do envelope
  • Envio do documento
  • Criação dos signatários
  • Ativação do envelope
  • Notificação para assinatura
  • Monitoramento dos status

Após o envio, o processo permanece aguardando a conclusão dos signatários e consulta os status relacionados ao documento.

Cenários identificados:

  • Pendente
  • Documento aberto
  • Assinado
  • Cancelado
  • Rejeitado

Quando todos concluem a assinatura, o processo pode avançar automaticamente.

Com as assinaturas concluídas, o documento assinado pode ser relacionado ao GED do Fluig, mantendo o contrato dentro do ambiente corporativo. O status contratual passa a representar o documento como vigente.

Ao final, permanecem centralizados os dados do contrato e todo o seu histórico.

Informações mantidas:

  • Dados do contrato
  • Contratada
  • Partes
  • Signatários
  • Valores
  • Vigência
  • Pareceres
  • Cláusulas
  • Documentos
  • Histórico
  • Status da assinatura

O contrato também passa a fazer parte do painel consolidado de gestão.

Jurídico, Gestor, Financeiro ou Aprovação Final podem identificar pontos que precisam ser corrigidos antes da continuidade. A decisão Solicitar ajustes direciona o contrato para uma etapa específica de revisão.

Análise → Ajuste → Jurídico → Nova aprovação. Isso preserva o histórico e evita tratar versões negociadas através de conversas paralelas.

A integração de assinatura possui tratamento específico quando um signatário cancela ou rejeita o documento. O processo direciona a solicitação para uma etapa de tratamento.

Opções do responsável:

  • Reprocessar: gerar novamente a operação de assinatura
  • Retornar ao Jurídico: enviar o contrato de volta para revisão
  • Cancelar: encerrar a contratação quando não houver continuidade

A rejeição também faz parte do workflow. Existe também tratamento específico para falhas relacionadas à atividade de integração.

O acelerador transforma diversas informações que normalmente ficam presas dentro do documento em dados estruturados no Fluig.

Identificação do contrato:

  • Número
  • Categoria
  • Natureza
  • Tipo
  • Área solicitante
  • Gestor
  • Prioridade
  • Status

Dados da contratada:

  • Pessoa Física ou Jurídica
  • Nome ou Razão Social
  • CPF ou CNPJ
  • Nacional ou estrangeira
  • Endereço
  • Inscrições
  • Representante legal
  • Contatos

Objeto e escopo:

  • Objeto
  • Escopo detalhado
  • Fora do escopo
  • Local de execução
  • Forma de execução
  • Premissas
  • Restrições
  • Critérios de aceite
  • Responsabilidades das partes

Jurídico e compliance:

  • Risco contratual
  • Contrato estratégico
  • Confidencialidade
  • Dados pessoais
  • Dados sensíveis
  • Transferência internacional
  • Restrições reputacionais
  • Conflitos
  • Necessidade de seguro

O acelerador possui classificações que ajudam a organizar a carteira contratual e adaptar a análise ao contexto da contratação.

Tipos previstos:

  • Prestação de serviços
  • Fornecimento de materiais
  • Compra e venda
  • Locação
  • Tecnologia / SaaS
  • Licenciamento
  • Consultoria
  • Manutenção
  • Transporte
  • Obra
  • Parceria
  • Distribuição
  • Representação
  • Confidencialidade / NDA
  • Comodato
  • Patrocínio
  • Marketing
  • Outros

Naturezas disponíveis (nem toda solicitação representa um contrato novo):

  • Novo
  • Renovação
  • Aditivo
  • Rescisão
  • Encerramento

O desvio começa a ser identificado antes mesmo da análise jurídica.

A solicitação permite informar:

  • Origem da minuta
  • Se o contrato segue o padrão da empresa
  • Motivo para utilização de uma minuta não padrão
  • Classificação de risco
  • Caráter estratégico
  • Confidencialidade

Quando um contrato é marcado como não padrão, o formulário sinaliza automaticamente a necessidade de revisão jurídica. Quando o tipo selecionado é Confidencialidade / NDA, o contrato também pode ser marcado automaticamente como confidencial.

Uma estrutura dinâmica permite incluir participantes adicionais e registrar o papel de cada um, representando contratos mais complexos sem limitar o formulário a Contratante e Contratada.

Para cada parte podem ser informados:

  • Tipo
  • Nome / Razão Social
  • CPF ou CNPJ
  • Papel
  • Representante
  • Cargo
  • E-mail
  • Identificação da parte principal
  • Observações

Papéis previstos:

  • Contratante
  • Contratada
  • Interveniente
  • Garantidor
  • Testemunha
  • Outras partes

O processo possui uma tabela própria para organizar os signatários relacionados ao contrato.

Informações do signatário:

  • Nome
  • E-mail
  • CPF / Documento
  • Telefone
  • Empresa
  • Cargo
  • Parte representada
  • Tipo de signatário
  • Ordem de assinatura
  • Método de autenticação
  • Motivo de eventual rejeição

Tipos de signatário:

  • Signatário interno
  • Signatário externo
  • Representante legal
  • Testemunha
  • Aprovador
  • Interveniente

Métodos disponíveis no cadastro: E-mail, SMS, Selfie e WhatsApp. A aplicação de cada modalidade depende da parametrização da plataforma de assinatura no ambiente do cliente.

O processo estrutura informações que normalmente ficam dispersas dentro da minuta.

Informações disponíveis:

  • Objeto do contrato
  • Escopo detalhado
  • Fora do escopo
  • Local de execução
  • Forma de execução
  • Premissas e restrições
  • Critérios gerais de aceite
  • Responsabilidades da Contratante
  • Responsabilidades da Contratada

Formas de execução: Presencial, Remoto e Híbrido.

Uma tabela dinâmica permite transformar entregáveis previstos no contrato em informações gerenciáveis, criando base para futuras evoluções de acompanhamento da execução contratual.

Cada entregável pode possuir:

  • Nome
  • Descrição
  • Responsável
  • Data prevista
  • Critério de aceite
  • Valor associado
  • Status

Status: Pendente, Em andamento, Concluído e Atrasado.

Saiba quando o contrato começa, termina e quais regras existem para sua continuidade. O formulário também calcula o prazo aproximado em meses a partir das datas informadas.

Informações de vigência:

  • Data da assinatura
  • Data de início
  • Data de término
  • Prazo em meses
  • Vigência indeterminada
  • Renovação automática
  • Período de renovação
  • Prazo para manifestação
  • Aviso prévio
  • Rescisão antecipada
  • Multa
  • Motivo de encerramento
  • Data efetiva de encerramento

A estrutura está preparada para evolução do fluxo de renovação e das notificações de vigência conforme a política de cada empresa.

O painel gerencial calcula a quantidade de dias restantes com base na data final de vigência, permitindo destacar contratos vigentes, próximos do vencimento e vencidos.

O painel possui inclusive um filtro específico para contratos com vencimento nos próximos 30 dias.

O formulário possui parametrização de antecedência de 7, 15, 30 e 45 dias. O disparo automático desses alertas é configurado durante a implantação, conforme a política de notificação da empresa.

A solução concentra as principais informações econômicas utilizadas nas análises e na gestão contratual.

Informações financeiras:

  • Valor total
  • Valor mensal
  • Valor estimado
  • Recorrência
  • Tributos inclusos
  • Forma de pagamento
  • Índice de reajuste
  • Percentual de reajuste
  • Próxima data de reajuste
  • Centro de custo
  • Conta contábil
  • Saldo orçamentário
  • Observações financeiras

Índices de reajuste previstos:

  • IGP-M
  • IPCA
  • IPCA-15
  • INPC
  • IGP-DI
  • IPC
  • INCC
  • SELIC
  • CDI
  • TR
  • TJLP
  • Salário Mínimo
  • Outros

Uma tabela Pai x Filho permite relacionar múltiplas parcelas ou eventos financeiros ao contrato.

Cada registro pode conter:

  • Descrição
  • Data prevista
  • Valor
  • Percentual
  • Marco contratual
  • Condição para pagamento
  • Status

Status possíveis: Pendente, Em andamento, Concluído e Atrasado.

O acelerador possui uma estrutura específica para registrar obrigações que precisam ser observadas durante a vigência.

Para cada obrigação podem ser informados:

  • Tipo
  • Descrição
  • Parte responsável
  • Responsável interno
  • Periodicidade
  • Próximo vencimento
  • Penalidade
  • Status
  • Antecedência desejada para alerta

Status: Pendente, Em dia, Atrasado e Concluído.

A estrutura registra a antecedência desejada para alertas; o motor de notificações das obrigações é configurado conforme a implantação.

Uma tabela específica permite registrar cláusulas negociadas e identificar desvios em relação ao padrão esperado pela organização.

Cada cláusula pode conter:

  • Categoria
  • Indicação de cláusula padrão
  • Conteúdo negociado
  • Existência de desvio
  • Nível de risco
  • Justificativa
  • Responsável pela aprovação
  • Status

Níveis de risco: Baixo, Médio e Alto.

O risco deixa de existir apenas dentro da interpretação do documento e passa a ser registrado como informação do processo.

Além da decisão de workflow, a área Jurídica possui informações específicas para registrar sua avaliação.

Recursos disponíveis:

  • Revisão: identificação da necessidade de revisão jurídica
  • Risco: registro da existência de risco identificado
  • Classificação: Baixo, Médio ou Alto
  • Recomendação: Aprovar, Aprovar com ressalvas ou Não recomendado
  • Parecer: registro textual da análise realizada

O acelerador possui uma área específica para registrar características do relacionamento que podem demandar análise adicional.

Privacidade:

  • Acesso a dados pessoais
  • Dados sensíveis
  • Transferência internacional

Segurança e integridade:

  • Acesso aos sistemas
  • Acesso físico às instalações
  • Contraparte crítica
  • Conflito de interesses
  • Restrição reputacional
  • Sanção ou lista restritiva
  • Risco operacional
  • Necessidade de seguro

Quando dados pessoais, dados sensíveis, transferência internacional ou sanções são identificados, o formulário sinaliza a necessidade de atenção no parecer de Compliance. Compliance é tratado como uma dimensão estruturada dentro do contrato, com campo próprio de parecer.

O acelerador combina os anexos do Fluig com estruturas específicas para organizar a documentação relacionada ao contrato. A minuta principal possui um controle próprio de upload.

Exemplos de documentos:

  • Minuta
  • Proposta comercial
  • Documentos societários
  • Procuração
  • Certidões
  • Documentos de Compliance
  • Aditivos
  • Documentos de encerramento
  • Outros anexos

Uma tabela própria permite registrar o histórico documental do contrato e identificar qual documento representa cada etapa da negociação.

Para cada versão podem ser informados:

  • Tipo
  • Nome
  • Versão
  • Data
  • Responsável
  • Documento principal
  • Status

Tipos previstos:

  • Solicitação
  • Proposta comercial
  • Minuta inicial
  • Minuta revisada
  • Minuta negociada
  • Minuta final
  • Contrato assinado
  • Certificado de assinatura
  • Anexo
  • Aditivo
  • Documento societário
  • Procuração
  • Documento de Compliance
  • Documento de encerramento

Status: Rascunho, Em revisão, Vigente e Substituído. A tabela registra metadados e a linha do tempo das versões; os arquivos permanecem vinculados aos anexos e ao GED.

Antes de enviar a minuta para assinatura, o serviço verifica se o conteúdo anexado realmente possui a assinatura binária de um arquivo PDF.

Isso evita enviar para a plataforma de assinatura um arquivo Word, imagem ou outro conteúdo simplesmente renomeado como .pdf. Quando o conteúdo não é um PDF válido, o envio é interrompido para correção. A validação acontece antes da integração com a assinatura digital.

Durante a etapa de assinatura, o formulário apresenta uma visão específica dos signatários com nome, e-mail, documento e status.

Status provenientes da assinatura:

  • Pendente
  • Aberto, mas não assinado
  • Assinado

O usuário também possui recursos para:

  • Consultar novamente o status
  • Reenviar notificações aos signatários pendentes
  • Consultar o documento assinado quando disponível

Depois do envio para assinatura, o workflow utiliza uma atividade intermediária de verificação periódica.

A lógica identifica:

  • Todos assinaram → o processo segue para Armazenamento e Controle
  • Algum signatário cancelou ou rejeitou → o processo entra no tratamento de rejeição
  • Ainda existem assinaturas pendentes → o workflow continua aguardando

A solução possui datasets específicos para trabalhar com o GED após a conclusão das assinaturas.

A rotina de atualização consulta o documento assinado e pode armazenar a versão concluída no GED do Fluig, organizando o documento em uma pasta relacionada ao contrato. Pasta raiz, permissões e estrutura documental são configuradas conforme o ambiente de cada cliente.

O formulário possui uma visualização específica da rota de aprovação, consolidando etapa, área, decisão e parecer.

Rota consolidada:

  • Análise Jurídica — Jurídico
  • Aprovação do Gestor — Gestão
  • Aprovação Financeira — Financeiro
  • Aprovação Final — Diretoria

O histórico de aprovações registra:

  • Nome do aprovador
  • Data da decisão
  • Etapa
  • Status
  • Observação

Assim, o processo preserva não apenas a decisão final, mas também como a contratação chegou até ela.

O processo sincroniza o status do contrato com diferentes momentos da jornada, permitindo utilizar a mesma informação no processo e no painel gerencial.

Status utilizados:

  • Rascunho
  • Em análise
  • Aguardando ajustes
  • Em aprovação
  • Em assinatura
  • Vigente
  • Próximo do vencimento
  • Vencido
  • Rescindido
  • Encerrado

Além do workflow, o acelerador possui um componente WCM dedicado à Gestão de Contratos, que consulta os contratos existentes e apresenta uma visão consolidada da carteira.

Indicadores do painel:

  • Total de contratos
  • Vigentes
  • Em assinatura
  • Vencendo em 30 dias
  • Vencidos
  • Alto risco
  • Valor total contratado
  • Contratos confidenciais

Filtros disponíveis:

  • Busca por número ou contratada
  • Status
  • Categoria
  • Classificação de risco
  • Pessoa Física ou Jurídica
  • Área solicitante
  • Gestor do contrato
  • Vigência

A tabela de resultados permite visualizar:

  • Número do contrato
  • Contratada
  • Categoria
  • Área
  • Gestor
  • Status
  • Status da assinatura
  • Valor total
  • Vigência
  • Dias restantes
  • Risco

Ao selecionar um registro, o usuário visualiza um resumo consolidado com identificação, contratada, solicitação, gestor, objeto, vigência, valores, compliance, risco, signatários e status das assinaturas, podendo acessar o processo correspondente no Fluig.

Público indicado

Para empresas que querem gerenciar contratos como processo, não como arquivos. O acelerador é indicado para organizações com volume relevante de contratos ou que precisam aumentar a governança sobre sua formalização e acompanhamento:

  • — Departamentos Jurídicos
  • — Compras e Suprimentos
  • — Financeiro
  • — Facilities
  • — Tecnologia
  • — Recursos Humanos
  • — Operações e Comercial
  • — Empresas com múltiplas áreas contratantes e processos formais de alçada
  • — Organizações que utilizam assinatura digital
  • — Empresas que ainda controlam contratos por planilhas
  • — Organizações que precisam acompanhar vigência e risco
  • — Empresas que desejam centralizar documentos no Fluig

Continue evoluindo depois do go-live.

Suporte, manutenção e evolução contínua com o ASFlow Care.

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