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Compras

Portal de Compras

Da solicitação ao pedido de compra em um único processo, com cotação externa, negociação, alçadas dinâmicas e integração com o ERP.

Prazo
45 a 60 dias úteis
Integrações
RM, Datasul, Protheus e outros
Validar aderênciaCONSULTAR

Veja funcionando

Veja o acelerador funcionando

Conheça na prática como o processo funciona dentro do Fluig.

Veja o processo funcionando.

A demonstração apresenta o acelerador em operação e ajuda a validar a aderência ao seu cenário.

Quanto maior a operação de compras, mais difícil é controlar tudo em ferramentas desconectadas.

Em operações mais complexas, o problema não termina na abertura da solicitação ou na comparação de três preços. Compras precisa lidar com empresas diferentes, centros de custo, itens, fornecedores, regras comerciais, respostas externas, negociações, alçadas, aprovações e integração com sistemas corporativos.

Solicitações sem padrão ou informações incompletas
Itens distribuídos entre diferentes centros de custo
Dificuldade para identificar fornecedores adequados
Cotações realizadas por e-mail, telefone ou planilhas
Propostas comerciais espalhadas em diferentes canais
Falta de rastreabilidade das condições enviadas pelos fornecedores
Comparação manual de preços, impostos e prazos

Quando cada parte do processo acontece em um lugar diferente, surgem também:

Negociações realizadas fora do processoDificuldade para justificar a escolha de um fornecedor diferente do menor preçoAprovações que não consideram centro de custo e valorFalta de histórico das decisões dos aprovadoresRetrabalho para transformar a cotação em pedido de compraDigitação repetida entre processo e ERPBaixa rastreabilidade entre solicitação, cotação, aprovação e pedido

O Portal de Compras transforma esse cenário em uma jornada única, estruturada e auditável.

Resultados

O que o acelerador resolve

Solicitação estruturada com empresa, filial, prioridade, justificativa, data esperada e conta gerencial

Itens por centro de custo, com quantidade, unidade, preço de referência e observações

Fornecedores sugeridos a partir do histórico de compra dos produtos em ambientes RM

Seleção controlada dos fornecedores que participarão da cotação

Portal externo com link individual e token exclusivo para cada fornecedor

Cotação completa com preços, prazo, IPI, substituição tributária, frete e condição de pagamento

Upload de proposta comercial obrigatória, ficha técnica, catálogo e outros documentos

Mapa de cotação com comparação por item, condições comerciais, impostos, prazos e totais

Workflow

Como funciona

As etapas abaixo representam a estrutura real já disponível neste acelerador.

01

Solicitação de compra

02

Inclusão dos itens

03

Seleção de fornecedores

04

Convite aos fornecedores

05

Portal de cotação

06

Documentação da proposta

07

Consolidação das propostas

08

Mapa de cotação

Escopo

Implantação Standard

A implantação padrão do Portal de Compras inclui a configuração da base existente e sua adequação ao ambiente do cliente.

Importação e configuração do processo no Fluig
Publicação e configuração do formulário
Configuração das empresas e filiais utilizadas
Adequação dos dados auxiliares
Configuração de produtos e serviços
Configuração dos centros de custo
Parametrização das regras de compra
Configuração da seleção de fornecedores
Configuração do histórico de fornecedores quando aplicável
Implantação do portal externo de cotação
Configuração dos links e tokens de acesso
Configuração dos anexos das propostas
Configuração do mapa de cotação
Configuração das regras de negociação
Configuração das alçadas
Configuração dos níveis de aprovação
Configuração do histórico de aprovação
Configuração da geração de pedidos por fornecedor
Configuração dos PDFs
Configuração da estrutura GED
Adequação da integração ao ambiente definido
Testes integrados
Homologação assistida
Publicação em produção

Limites do escopo

O que não faz parte da implantação padrão

  • Desenvolvimento de API dentro do ERP quando ela ainda não existe
  • Alterações funcionais além do escopo standard do acelerador
  • Migração de histórico e saneamento de dados do cliente
  • Licenças Fluig, serviços de terceiros e infraestrutura

Funcionalidades não previstas na demonstração ou no escopo standard podem ser avaliadas como customização.

Customização

Precisa adaptar o processo?

A implantação parte de uma solução já estruturada. Quando necessário, podemos desenvolver adaptações específicas para sua operação.

  • Inclusão ou remoção de campos
  • Alteração das etapas do workflow
  • Regras específicas para diferentes tipos de compra
  • Novos critérios de aprovação
  • Adequação das alçadas e aprovações adicionais
  • Novos critérios de seleção de fornecedores
  • Adequação das informações da cotação e campos fiscais adicionais
  • Alterações no portal do fornecedor e documentos adicionais
Solicitar customização
Integração

Integração com ERP

O Portal de Compras possui uma arquitetura de integração que direciona automaticamente o processamento de acordo com a empresa utilizada na solicitação. A versão analisada possui implementações para três cenários.

1

RM Cloud

Consulta dados corporativos utilizados durante a solicitação e, após a aprovação, gera os registros de compras organizados por fornecedor.

Dados enviados:

Empresas e filiaisProdutos e serviçosFornecedoresCentros de custoLocal de estoqueCondições de pagamentoInformações comerciaisSolicitação de compraOrdem/pedido de compra
2

RM Industrial

O processo também possui uma rota específica para ambientes RM Industrial, utilizando os dados e serviços correspondentes a esse ambiente.

Dados enviados:

Consulta de produtosConsulta de fornecedoresCentros de custoLocal de estoqueCondições comerciaisGeração dos movimentos de compra por fornecedor
3

Sienge

Para operações de construção, o processo possui uma integração específica com o Sienge, contemplando dados da obra, apropriação e a jornada de compra. A estrutura atual valida a apropriação utilizada no contexto da obra e trabalha com o nível aplicável previsto pelo projeto.

Dados enviados:

Consulta de empreendimentosConsulta de centros de custoUnidade construtivaApropriação orçamentáriaConsulta de insumosSolicitação de compra e itens da solicitaçãoCotação e fornecedores da cotaçãoNegociação e atualização dos itens negociados

ERPs compatíveis

A rota de integração é definida conforme o ambiente configurado na solicitação:

RMDatasulProtheus e outros

A viabilidade e o formato da integração dependem dos serviços e APIs disponíveis no ambiente do cliente.

Durante a implantação, conectamos o acelerador às APIs, serviços ou consultas disponíveis no ambiente. Caso seja necessário desenvolver novos endpoints ou customizações dentro do ERP, esse trabalho será avaliado separadamente.

Condições

Condições da implantação

Prazo estimado

45 a 60 dias úteis

Investimento

Sob consulta

O investimento e as condições são definidos após a reunião de aderência. Empresas, filiais, ERPs e integrações podem alterar a estimativa.

CONSULTAR

Expansão

Este acelerador também faz parte de

Pack

Pack Compras

Organize fornecedores, cotações, contratos e pagamentos em processos relacionados.

Jornada

Jornada do Fornecedor

Estruture cadastro, compras, formalização e pagamento em processos conectados.

Jornada

Jornada de Compras

Organize as etapas que levam uma demanda aprovada até a contratação e o pagamento.

Você também pode precisar de

O Portal de Compras amplia o processo tradicional de compras e centraliza solicitante, Compras, fornecedores, aprovadores e ERP em uma única jornada rastreável. Indicada para operações que exigem governança, múltiplas empresas, alçadas, negociação e integração transacional. O Portal de Compras foi estruturado para cenários em que Compras precisa controlar não apenas quem apresentou o menor preço, mas todo o contexto necessário para transformar uma necessidade interna em uma decisão de compra rastreável.

Recursos

Principais recursos do acelerador

O solicitante seleciona empresa e filial, informa tipo, prioridade, justificativa, data esperada e demais dados necessários.

Produtos ou serviços são adicionados com quantidade, unidade, preço de referência, centro de custo e observações individualizadas por item.

Compras recebe a demanda e define os fornecedores que participarão da cotação.

Quando disponível no RM, fornecedores utilizados anteriormente para os produtos podem ser sugeridos automaticamente. A sugestão não impede a inclusão ou remoção de fornecedores antes do disparo da cotação.

Cada participante recebe acesso individual à cotação por meio de link seguro e token, sem precisar de usuário interno no Fluig.

O fornecedor informa sua proposta diretamente no portal externo.

O fornecedor consegue informar:

  • Preço unitário
  • Dias úteis para entrega
  • IPI
  • Substituição tributária
  • Tipo de frete
  • Condição de pagamento
  • Faturamento mínimo
  • Observações

Proposta comercial, ficha técnica, catálogo e outros documentos podem ser anexados à resposta.

A proposta comercial é validada como documento obrigatório antes do envio. Depois da resposta, o fornecedor passa a ser tratado como respondido e sua proposta é preservada dentro do processo.

As respostas são materializadas dentro do processo e ficam centralizadas para análise de Compras.

O processo consolida os fornecedores e condições comerciais e evidencia as melhores ofertas.

A comparação considera:

  • Comparação por item
  • Quantidade solicitada e quantidade aprovada
  • Preço unitário, IPI e substituição tributária
  • Prazo e condição de pagamento
  • Fornecedor de menor preço e fornecedor selecionado
  • Valor negociado, desconto e justificativa da escolha
  • Aprovação ou rejeição do item

O menor preço é uma recomendação do processo. A decisão final continua sob controle de Compras.

O comprador define fornecedores, negocia valores e registra justificativas quando necessário.

O comprador pode aplicar um percentual de desconto para um fornecedor específico. O cálculo é realizado sobre a base de negociação daquele fornecedor, evitando aplicar indevidamente a mesma condição aos demais participantes. Também é possível informar manualmente o valor negociado por item.

O processo determina os aprovadores aplicáveis conforme valores e centros de custo.

A estrutura atual prevê:

  • Até cinco níveis de alçada
  • Aprovação baseada no centro de custo
  • Limite financeiro por aprovador
  • Identificação automática do próximo aprovador
  • Aprovação, reprovação ou retorno para ajuste
  • Histórico completo das decisões, com observação, data e usuário responsável

Cada aprovador visualiza somente o contexto necessário à sua decisão, mantendo a trilha de auditoria do processo.

Cada aprovador recebe os itens relacionados à sua alçada e registra sua decisão.

Durante a alçada, o aprovador pode definir a quantidade efetivamente aprovada para cada item. Quando a quantidade é alterada, o processo exige uma justificativa, e essa quantidade acompanha as etapas posteriores da compra e das integrações.

Após conclusão das alçadas, Compras realiza a conferência final antes da geração dos pedidos.

Quando a compra retorna para ajuste, fornecedores que já responderam permanecem preservados:

  • Respostas já recebidas são preservadas
  • Fornecedor respondido não pode ser alterado ou removido
  • Novos fornecedores podem ser incluídos
  • Convites são enviados somente para fornecedores pendentes ou adicionados
  • A alçada é recalculada quando necessário
  • Alterações que invalidariam respostas existentes são bloqueadas

Itens aprovados são agrupados automaticamente de acordo com o fornecedor vencedor.

O processo estrutura as informações necessárias para gerar um pedido individual por fornecedor:

  • Fornecedor e CNPJ
  • Itens e quantidades aprovadas
  • Valores negociados
  • Condição de pagamento e frete
  • Centro de custo
  • Dados de faturamento
  • Informações da empresa e filial

O processo executa a integração correspondente ao ambiente configurado: RM, Datasul, Protheus e outros.

PDFs e registros finais permanecem vinculados ao processo, mantendo a rastreabilidade da compra.

O processo possui rotina para geração dos PDFs dos pedidos e organização dos documentos no GED:

  • PDF individual por pedido/fornecedor
  • Dados da empresa compradora e do fornecedor
  • Itens, quantidades e condições comerciais
  • Valores negociados
  • Publicação documental no GED
  • Referência do documento mantida no processo

Uma base técnica preparada para uma operação de compras mais complexa.

Arquitetura da versão analisada:

  • Workflow com solicitação, seleção, cotação, análise, alçada, aprovação final, integração e tratamento de erros
  • Formulário com informações da solicitação, itens, fornecedores, propostas, decisões, aprovadores, pedidos e documentos
  • 41 datasets para consultas, integrações, operações do portal e comunicação com os sistemas envolvidos
  • Widget WCM externo dedicado à participação dos fornecedores
  • Criação e publicação de documentos no GED
  • Histórico de aprovação e dados das decisões vinculados à solicitação

Público indicado

O Portal de Compras é indicado para operações que precisam de:

  • — Múltiplos ambientes e empresas
  • — Histórico de fornecedores
  • — Negociação avançada e desconto por fornecedor
  • — Quantidade aprovada por item
  • — Alçada por centro de custo e múltiplos níveis de aprovação
  • — Histórico de alçada
  • — Integração com RM, Datasul, Protheus e outros
  • — Apropriação de obra, PDFs e GED

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